会社の生産性をあげるために、もっとも重要なことは何でしょうか？とあるデータによると、一般的なビジネスパーソンの会議に使用する時間は、業務時間全体のおよそ30%に及ぶそうです。1対1での仕事の依頼など他人とコミュニケーションをとるために使う時間という観点で見るとかなりの時間を使っていることが容易に想像できます。

このため、会議のテクニックなどが重要視されますが、それ以前にもっと基本的でもっと大切なことがあります。

一言で気持ちを伝えることがもっとも重要

たった数秒の会話で「この人は何を言ってるか分からない」と感じたことはありませんか？そして、分からないと感じたあとに会話を続けようと思いますか？

多くの人は経験のあることですよね。そして会話も続けようとはしない人が大半です。逆に考えると、一言で相手に理解されるように話しをしないと、コミュニケーションが成立しない可能性が高いのです。

一言で気持ちを伝えることがもっとも重要で基礎的な技術であることを感じて頂けたでしょうか？。

要するに何が言いたいのか、を確認する

この基礎的な技術の「一言で気持ちを伝える」ことは、多くの人が出来ていません。私も意識しないとできません。

誰かに何かを伝えるときに、「要するに何が言いたいのか」これを自分の中で問い返すことでなんとかクリアしています。

言いたいことの内容が複雑になればなるほど、この「ようするに」が難しくなります。その場合でも大丈夫。以下のステップで伝わる文章が作れます。

1. 書き出す
   まずは伝えたいと思う言葉をいっぱい書き出してください。
   意味の同じ言葉でも構わないのでとにかく書き出します。
2. グループ分け
   書き出した言葉のグループ分けをします。同じような意味、お互い連想しうる言葉（「ふるさとの味」と「手作り」など）を同じグループにしてまとめてください。
3. 選ぶ・作文
   グループから1個のみという制約のもと、２～３個言葉を選んで、意味の通じる短文を作ります。
   グループから1個のみ、というのは、同じ意味の言葉を重ねるよりは省いて短くした方がいいからです。
   

4. 確認
   一旦冷静になって、作成した文章で意味が通じるか？一番言いたいことになっているか、確認してください。もし可能であれば第三者に確認してみるのも有効です。ここでつまづいた場合は、ステップ１から見直して、足りないと感じたところから再挑戦してください。

以上は簡単なトレーニングで実施可能です。メール作成をはじめ、非常に応用範囲も広いです。基礎的な技術なので！
今回の記事でご紹介したコミュニケーションの基礎技術と先日まとめた問題解決や会議を効率よくする技術的なお話を併せて活用するだけで、会社の生産性はぐんぐんあがります（それぞれリンクをご覧ください）。

この生産性向上は課題の解決に直結しますので是非お試しください。

投稿者: 小橋博士

ＦＱＭサポート代表　品質向上コンサルタント/農学博士　品質向上とコスト削減を同時に実現する新手法「グレーゾーン管理」の開発者　食品会社の経営経験有 小橋博士 のすべての投稿を表示