皆さんこんにちは！小橋博士です！

東京は桜の開花宣言もされたようで、本当にもうすぐ新人がやってくる季節ですね！

先日は比較的簡単な作業の繰り返しになる工場や機器の取り扱いを想定して「新人教育と改善活動」の記事をアップしました。しかし、一般事務職の中にはどうしても身近な表示だけでは手順が説明しきれず、分厚いマニュアルが必要なところもあると思います。

ですが、分厚いマニュアル、有効利用されているケースはまれです。その理由は、たった一つの非常に簡単なポイントが抜け落ちていることがほとんどだからです。果たしてそのポイントとはどんなものなのでしょうか？

この記事ではマニュアルに欠落がある、未完成である、というケースは想定していません。労力をしっかりかけてマニュアルを整備しているのに使われない、という状況の改善策を示しています。

検索されることを意識していない

マニュアルの作成者は、誰かに引き継ぐことだけを意識して作ることが多いです。このときに働いている意識は、「これとあれとそれと・・・覚えて欲しいことちゃんとリストアップしなければ」という感じです。結果的に、引継ぎ時に丸暗記を要求するような形式になっており、一つのタイトルに膨大な量の文章がだらだらと書いてあるケースがほとんどです。

そして、仮に索引があったとしても、非常に特殊な単語のみで作られていて、業務に十分な理解のない人が探せる状態でないことも多いです。

結果的に、たった数分の作業手順を知るために、分厚いマニュアルをぺらぺらとなん十分も探すことになります。これでは非常に非効率で、マニュアルが一切使用されなくなる原因になっているのです。

索引を改善しよう！

マニュアルが使われない環境では、結局上司等が直接教えることになります。その際は是非、質問してきた単語をキーワードとして、マニュアルの索引に付け加えてください。

また、マニュアルの中身も一緒に確認して、分かりやすい＆使いやすいものに文章を改善しましょう。

とにかく目的の情報が素早く得られるように意識することが必要です。マニュアルの中にあるから探せ、というのは改善の機会を失っていて非常にもったいないですよ！

出来るようになっている、から、やりやすいように変更を加えていく、という風に意識を変えるだけで、マニュアルだけでなく、様々な業務の改善につながっていきます。働きやすい職場の実現に向けて頑張っていきましょう！

以上、小橋博士でした。